Az első foglalás minden szállásadó számára izgalmas pillanat. Végre vendég érkezik az apartmanba! A foglalás elfogadása azonban csak a kezdet: több adminisztratív feladatot is el kell végezned a vendég érkezése előtt, a tartózkodás alatt és a távozását követően.
Ha most indítottad el a magánszálláshelyedet, könnyen elveszhetsz a teendők között. Mit kell küldeni a vendégnek? Hogyan történik a vendégadatok rögzítése? Mikor kell számlát kiállítani, és mi a helyzet az idegenforgalmi adóval?
Összegyűjtöttük a legfontosabb lépéseket, hogy könnyebben átlásd a foglalások kezelésének folyamatát.
1. Foglalás érkezik – ellenőrizd és igazold vissza!
Amikor új foglalás érkezik a Booking.com, az Airbnb vagy más foglalási felületen, elsőként ellenőrizd a megadott adatokat.
Nézd át többek között:
- az érkezés és a távozás dátumát;
- a vendégek számát;
- a foglalás feltételeit;
- a fizetés módját és határidejét.
Ezután küldd el a vendégnek a visszaigazolást. Ha előlegfizetés szükséges, vagy a szállásdíjat előre kell rendeznie, a fizetéshez szükséges információkat is add meg.
Fontos, hogy már ekkor egyértelmű legyen, mikor és milyen módon kell fizetnie a vendégnek.
2. Ellenőrizd a fizetést!
Ha a foglaláshoz előleg vagy előre fizetés kapcsolódik, ellenőrizd, hogy az összeg valóban megérkezett-e.
Ne hagyatkozz kizárólag arra, hogy a vendég azt írta, elutalta a pénzt. Ellenőrizd a saját fizetési nyilvántartásodat vagy bankszámládat, illetve a közvetítő platform fizetési felületét.
Ha a fizetés még nem történt meg, küldj udvarias emlékeztetőt a vendégnek.
A pontos fizetési feltételeket mindig a foglalásra vonatkozó megállapodás és a választott platform szabályai alapján kezeld.
3. Gondoskodj a vendégadatok rögzítéséről!
A szálláshely-szolgáltatás egyik fontos adminisztratív feladata a vendégadatok megfelelő rögzítése.
A Vendégem.hu rendszer használatakor a vendégadatok kezelésére többféle megoldás is rendelkezésre állhat.
Távoli adatrögzítés
Ha a szálláshelyed lehetővé teszi a távoli adatkitöltést, a foglalást előre rögzítheted a Vendégem.hu rendszerben, majd elküldheted a vendégnek az adatkitöltéshez szükséges lehetőséget.
Személyes érkezés
Személyes érkezés esetén gondoskodnod kell a vendégek személyazonosító okmányainak előírások szerinti beolvasásáról a Vendégem alkalmazással.
Érdemes már a foglalás visszaigazolásakor átgondolni, hogyan fogod megoldani ezt a feladatot. Így az érkezéskor kevesebb váratlan helyzet adódhat.
4. Ne feledkezz meg az idegenforgalmi adóról!
Az idegenforgalmi adó, röviden IFA, sok kezdő szállásadónak okoz kérdéseket.
Először is ellenőrizd, hogy az adott településen milyen szabályok vonatkoznak az idegenforgalmi adóra. A fizetendő összeg, az esetleges mentességek és a bevallás részletei helyi szabályoktól is függhetnek.
A vendég érkezésekor vagy a tartózkodás során ellenőrizd, hogy az adott vendég köteles-e IFA-t fizetni, vagy jogosult mentességre.
Ha az idegenforgalmi adó nincs beépítve a szállásdíjba, gondoskodj a beszedéséről is.
Az IFA összegét célszerű úgy nyilvántartani, hogy később egyszerűen meg tudd állapítani, mennyit kell bevallanod és befizetned az önkormányzat részére.
5. A vendég távozásakor is van teendőd
A vendég távozása nem jelenti automatikusan az adminisztráció végét.
A távozás napján a Vendégem alkalmazásban is rögzíteni kell a vendég kijelentkezését, az előírt folyamat szerint.
Ez azért fontos, mert így a vendég tartózkodása megfelelően lezárul a rendszerben.
A gyakorlatban érdemes a kijelentkezést is beépíteni a takarítás és az apartman következő vendég fogadására való előkészítésének folyamatába.
6. Állítsd ki a számlát!
A vendég távozása után gondoskodnod kell a szálláshely-szolgáltatásról szóló bizonylat kiállításáról.
A számlázás határidejét és a számla tartalmát az ügyletre vonatkozó aktuális szabályok alapján kell meghatározni. A teljesítés időpontját és a kiállítás határidejét ezért a konkrét foglalás körülményei szerint ellenőrizd.
Az adminisztráció átláthatósága érdekében érdemes a szállásdíjat és az idegenforgalmi adót elkülönítetten nyilvántartani. A számlán való feltüntetés módját a vonatkozó számlázási szabályokkal összhangban alakítsd ki.
Ha több foglalási felületen hirdeted az apartmanodat, különösen fontos, hogy a platformon keresztül érkező fizetések és a vendégnek kiállított számlák adatai összhangban legyenek.
7. Hó végén következik az IFA bevallása
A vendégek távozásával még nem érnek véget a feladatok.
A havi adminisztráció része lehet az idegenforgalmi adó kimutatásának elkészítése, az önkormányzati bevallás benyújtása és a fizetendő összeg rendezése.
A Vendégem.hu rendszerből lekérhető kimutatás segítséget nyújthat az adatok összesítésében.
Hónap végén ellenőrizd:
- megfelelően rögzítetted-e a vendégeket;
- minden szükséges kijelentkezés megtörtént-e;
- a nyilvántartásban szereplő adatok alapján helyesen határoztad-e meg az IFA összegét;
- elkészült-e a bevallás, és megtörtént-e a fizetés.
A pontos határidőket és a bevallás módját mindig az adott önkormányzat szabályai szerint ellenőrizd.
Összefoglalás: ezt a folyamatot érdemes követned
Egy foglalás kezelésének fő lépései:
- Foglalás ellenőrzése és visszaigazolása.
- Fizetés ellenőrzése.
- Vendégadatok rögzítése.
- IFA-kötelezettség és esetleges mentesség ellenőrzése.
- Vendég kijelentkeztetése távozáskor.
- Számla kiállítása.
- Havi IFA-kimutatás, bevallás és befizetés.
Ha minden lépésnek kialakítod a saját rutinját, sokkal könnyebben átlátod majd az apartmanod működtetésével járó adminisztrációt.
Szeretnéd, ha minden fontos teendő egy helyen lenne?
Kezdő szállásadóként nem kell mindent fejből tudnod. Egy jól használható ellenőrzőlista segíthet abban, hogy ne maradjon ki egyetlen fontos lépés sem.
Nézd meg a digitális útmutatókat a Segítő Könyvelő webáruházában!
👉 https://segitokonyvelo.hu/termekek
Ha pedig még csak most indítanád el a szálláshelyedet, az ApartmanPro szolgáltatásaival a felkészülésben és az induláshoz szükséges ügyintézésben is segítséget kaphatsz.
Fontos: A cikk általános tájékoztatás. Az adózási, számlázási, vendégadat-kezelési és önkormányzati kötelezettségeket mindig az aktuális szabályok és a saját szálláshelyed körülményei alapján ellenőrizd.