Hogyan szüntessük meg az apartman üzemeltetését? – NTAK, adószám, önkormányzat és egyéb teendők

Egy apartman üzemeltetésének befejezése sokszor nem egyszerű döntés. Lehet, hogy a tulajdonos hosszú távra szeretné kiadni az ingatlant, eladja a lakást, más célra használja, vagy egyszerűen nem szeretné tovább vállalni a rövid távú szálláshely-szolgáltatással járó feladatokat.

A vendégfogadás leállítása azonban önmagában még nem jelenti azt, hogy az apartman üzemeltetésével kapcsolatos minden kötelezettség megszűnt. Az NTAK-regisztrációt, a szálláshely hatósági nyilvántartását, az adózási feladatokat és a számlázással kapcsolatos teendőket is megfelelően rendezni kell.

Ebben a cikkben összefoglaljuk, hogyan lehet szabályosan megszüntetni egy apartman üzemeltetését Magyarországon, és mire érdemes figyelni a folyamat során.

1. Először tisztázzuk: megszüntetés vagy szüneteltetés?

Az első és legfontosabb kérdés, hogy véglegesen be szeretnéd-e fejezni a szálláshely-szolgáltatást, vagy csak egy időre nem szeretnél vendégeket fogadni.

Az apartman üzemeltetésének végleges megszüntetése

Ha a jövőben már nem szeretnél rövid távú szálláshely-szolgáltatást végezni az adott ingatlanban, akkor a szálláshely megszüntetéséhez kapcsolódó hatósági és adminisztratív feladatokat is el kell végezni.

Ilyenkor többek között szóba kerülhet:

A szálláshely törlése a hatósági nyilvántartásból.
Az NTAK-regisztráció megszüntetése.
Az adózási és vállalkozási kötelezettségek rendezése.
A számlázással kapcsolatos beállítások lezárása.
A Booking, Airbnb és Szallas.hu felületek kezelése.
A még fennálló foglalások, bevallások és bizonylatok rendezése.

Az apartman ideiglenes szüneteltetése

Ha csak átmenetileg nem fogadsz vendégeket – például felújítás, magáncélú használat vagy szezonális működés miatt –, akkor nem feltétlenül kell megszüntetni a teljes szálláshelyet.

Az NTAK-ban a szálláshely működésére vonatkozó adatokat a megfelelő módon kell beállítani. A szüneteltetés nem azonos a végleges megszüntetéssel, ezért a két esetet nem szabad összekeverni.

Fontos: a szüneteltetés és a megszüntetés eltérő adminisztratív folyamat. Ha bizonytalan vagy, először azt kell tisztázni, hogy később szeretnéd-e még ugyanazon a helyen folytatni a vendégfogadást.

2. Az önkormányzati nyilvántartásból is töröltetni kell a szálláshelyet

A rövid távú apartmankiadás megkezdésekor a szálláshelyet a tevékenység helye szerint illetékes kereskedelmi hatóságnál, jellemzően a települési önkormányzat jegyzőjénél kell bejelenteni, illetve nyilvántartásba vetetni.

A megszüntetéskor ennek a nyilvántartásnak a rendezéséről is gondoskodni kell.

Mi a teendő?

A szálláshely-szolgáltatás megszüntetését be kell jelenteni az illetékes hatóságnál, és kezdeményezni kell a szálláshely törlését a nyilvántartásból.

A megszüntetésről a kereskedelmi hatóság dokumentumot állít ki. Ez a dokumentum fontos lehet az NTAK-regisztráció lezárásához is.

A törlési dokumentumban a szálláshely azonosításához szükséges adatoknak is szerepelniük kell, például:

A szálláshely-szolgáltató neve és adószáma.
A szálláshely neve és címe.
A szálláshely NTAK-regisztrációs száma.
A szálláshely típusa.
A tevékenység megszűnésének napja.
A nyilvántartásba vételi adatok.

A pontos eljárás és a benyújtás módja az illetékes önkormányzat gyakorlatától is függhet, ezért érdemes előzetesen tájékozódni.

3. Mi történik az NTAK-regisztrációval?

Az NTAK, vagyis a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ a szálláshely-szolgáltatás egyik fontos adminisztratív rendszere.

A szálláshely megszüntetésekor az NTAK-regisztrációt sem szabad változatlanul hagyni.

Az NTAK-regisztráció megszüntetésének menete

A hivatalos NTAK-segédlet alapján a szálláshely-szolgáltató a szálláshely megszüntetését követően intézi a nyilvántartásból történő törlést, és az önkormányzati törlési dokumentum kapcsolódik az NTAK-ban vezetett szálláshelyi nyilvántartáshoz.

A gyakorlatban a következőkre kell figyelni:

A megszüntetés bejelentése az illetékes kereskedelmi hatóságnál.
A szálláshely törléséről szóló hivatalos dokumentum beszerzése.
Az NTAK-regisztráció lezárása, illetve a szükséges törlési folyamat elvégzése.
A törlési dokumentum megfelelő kezelése az NTAK-rendszerben.

Fontos különbség: az NTAK-regisztrációs számot nem úgy kell „visszaadni”, mint egy engedélyt. A szálláshelyhez kapcsolódó regisztrációt kell megfelelően megszüntetni vagy törölni.

A hivatalos NTAK-segédlet részletesen bemutatja a megszüntetéshez kapcsolódó törlési folyamatot és a szükséges dokumentumok adatait.

4. Az adószám megszüntetése vagy módosítása – nem minden esetben ugyanaz a teendő

Az adózási feladatoknál különösen fontos, hogy milyen formában működött az apartman.

Nem mindegy, hogy:

Adószámos magánszemélyként végezted a szálláshely-szolgáltatást.
Egyéni vállalkozóként üzemeltetted az apartmant.
Gazdasági társaság, például kft. működtette a szálláshelyet.
Az apartman csak az egyik tevékenysége volt a vállalkozásnak.

Adószámos magánszemély esetén

Ha a szálláshely-szolgáltatást adószámos magánszemélyként végezted, akkor az apartman megszüntetése nem feltétlenül jelenti a teljes adószám megszüntetését.

Ha más, továbbra is végzett adóköteles tevékenységed is van, az adószámra szükséged lehet. Ilyenkor az apartmanhoz kapcsolódó tevékenységet és az ahhoz tartozó adózási adatokat kell megfelelően rendezni.

Ha viszont az adószámos magánszemély minden olyan tevékenységét befejezi, amely miatt adószámmal rendelkezik, akkor az adóhatóságnál az adószám megszüntetésének szükségességét is meg kell vizsgálni.

Egyéni vállalkozó esetén

Ha az apartman üzemeltetése egyéni vállalkozás keretében történt, akkor azt kell tisztázni, hogy:

Csak a szálláshely-szolgáltatási tevékenységet szeretnéd megszüntetni.
Más tevékenységeket továbbra is végzel.
Vagy az egész egyéni vállalkozást szeretnéd megszüntetni.

Ha más tevékenységed is van, általában nem indokolt automatikusan az egész egyéni vállalkozást megszüntetni. Ha viszont minden vállalkozói tevékenységet befejezel, akkor az egyéni vállalkozás megszüntetésének szabályait kell alkalmazni.

Miért fontos könyvelővel egyeztetni?

Az adószám, a tevékenységi körök, az áfaalanyiság, a közösségi adószám és a bevallási kötelezettségek összefügghetnek egymással.

Ezért az apartman megszüntetése előtt érdemes könyvelővel átbeszélni:

Mely tevékenységet kell törölni vagy módosítani.
Szükséges-e az adószám megszüntetése.
Mi lesz a közösségi adószámmal.
Van-e még beadandó bevallás.
Marad-e fenn adófizetési kötelezettség a megszűnés után.

Ne szüntesd meg automatikusan az adószámodat, ha más tevékenységed továbbra is működik!

5. A számlázóprogram és a NAV Online Számla rendszer rendezése

Az apartman üzemeltetése során használt számlázóprogramot is át kell tekinteni.

A szálláshely megszüntetése után már nem biztos, hogy ugyanúgy szeretnéd használni a számlázót, de ez nem jelenti azt, hogy a korábbi számlák és adatok törölhetők.

Mire kell figyelni?

A megszűnés napjáig kiállított számlák ellenőrzése.
A még ki nem állított, de szükséges számlák rendezése.
A számlázóprogram és a NAV Online Számla kapcsolatának áttekintése.
A számlázóprogramban szereplő adatok és beállítások felülvizsgálata.
A korábbi számlák, számlázási adatok és bizonylatok megőrzése.
Az esetleges előlegek, sztornózások és helyesbítő számlák rendezése.

A korábbi számlákat nem szabad egyszerűen törölni csak azért, mert az apartman már nem működik. A bizonylatok megőrzésére és a könyvelési dokumentációra vonatkozó szabályokat továbbra is figyelembe kell venni.

Ha a számlázóprogramot a jövőben más tevékenységhez is használod, akkor annak megszüntetése helyett elegendő lehet a beállítások módosítása.

6. A Booking, Airbnb és Szallas.hu felületek lezárása

A rövid távú szálláshelyek jelentős része közvetítő platformokon keresztül fogad vendégeket. Az apartman megszüntetésekor ezekről a felületekről sem szabad megfeledkezni.

Mit kell elintézni?

Az új foglalások leállítása.
A szálláshely hirdetésének inaktiválása vagy megszüntetése.
A már meglévő foglalások áttekintése.
A vendégekkel kapcsolatos esetleges visszatérítések rendezése.
A platformok által kiállított jutalék- és egyéb számlák ellenőrzése.
A még fennálló platformos elszámolások rendezése.
A platformokkal fennálló szerződéses kapcsolat és hozzáférések felülvizsgálata.

A korábbi foglalások és adatok kezelése

A korábbi vendégadatokat, számlákat, foglalásokat és egyéb dokumentumokat nem szabad automatikusan törölni.

Az adatkezelési, számviteli és adózási megőrzési kötelezettségeket a megszüntetés után is figyelembe kell venni. A megőrzési idő és a jogszerű adattárolás az adott dokumentum vagy adat típusától függhet.

7. A Vendégem.hu és a vendégadatok kezelése

A szálláshely-szolgáltatás során a vendégek adatait és a vendégéjszakákhoz kapcsolódó információkat a jogszabályoknak megfelelően kell kezelni.

A megszüntetéskor fontos, hogy a korábbi időszak adatai ne vesszenek el.

Ellenőrizd a következőket:

A megszűnésig minden vendégadat rögzítése megtörtént-e.
A szükséges NTAK-adatszolgáltatásokat teljesítetted-e.
A korábbi vendégadatok és bizonylatok megőrzése biztosított-e.
A Vendégem.hu vagy más használt szálláshelykezelő rendszer előfizetését, hozzáféréseit és beállításait át kell-e alakítani vagy meg kell-e szüntetni.
Az adatkezelési kötelezettségeknek eleget teszel-e.

A rendszer előfizetésének megszüntetése nem azonos a jogszerű adatmegőrzés megszüntetésével. A korábbi adatok kezelését az alkalmazandó jogszabályok szerint kell rendezni.

8. A helyi idegenforgalmi adó és a NAV felé fennálló kötelezettségek lezárása

Az apartman megszüntetésekor a korábbi időszakokhoz kapcsolódó adóbevallásokat és befizetéseket is ellenőrizni kell.

A szálláshely-szolgáltatás során többféle adózási kötelezettség is felmerülhet, például:

Idegenforgalmi adóval kapcsolatos bevallás és befizetés az illetékes önkormányzat felé.
A szálláshely-szolgáltatás bevételeihez kapcsolódó adókötelezettségek.
Turizmusfejlesztési hozzájárulás, ha az adott szolgáltatásra vonatkozik.
Áfával kapcsolatos bevallások, például közvetítői jutalékokhoz kapcsolódó kötelezettségek.
Az éves vagy időszakos adóbevallásokban szereplő bevételek és költségek rendezése.

Az utolsó hónap különösen fontos

A megszűnés hónapjában is lehetnek olyan foglalások, amelyek korábbi időszakhoz kapcsolódnak, de csak később történik meg a számlázás vagy az elszámolás.

Ezért az utolsó időszakra vonatkozóan is össze kell gyűjteni:

A bevételeket.
A vendégéjszakák számát.
Az idegenforgalmi adó alapjául szolgáló adatokat.
A platformok jutalékait.
A kiállított és beérkezett számlákat.
Az esetleges visszatérítéseket.
A még fennálló adó- és bevallási kötelezettségeket.

Az apartman bezárása nem jelenti automatikusan azt, hogy az utolsó időszak bevallási feladatai is megszűnnek.

9. Mi legyen a szálláshely-minősítéssel?

A szálláshely-minősítés a szálláshely-szolgáltatás jogszerű működéséhez kapcsolódik. Ha a szálláshelyet véglegesen megszünteted, akkor a hatósági nyilvántartásból való törlés és a minősítéshez kapcsolódó dokumentáció rendezése is fontos.

Érdemes megőrizni:

A minősítési dokumentumokat.
Az önértékeléssel kapcsolatos adatokat.
A hatósági nyilvántartásba vételi dokumentumokat.
A megszüntetésről szóló hatósági iratokat.
Az NTAK-regisztrációhoz kapcsolódó dokumentumokat.

Ezek a dokumentumok később is fontosak lehetnek egy esetleges ellenőrzés vagy a korábbi működés igazolása során.

10. Gyakorlati ellenőrzőlista az apartman megszüntetéséhez

Az alábbi listával végig tudod követni, hogy minden fontos feladatot elvégeztél-e.

Hatósági ügyintézés

Az apartman megszüntetésének bejelentése az illetékes önkormányzatnál.
A szálláshely törlése a hatósági nyilvántartásból.
A törlési dokumentum beszerzése és megőrzése.
Az NTAK-regisztráció lezárásához szükséges teendők elvégzése.
A szálláshely-minősítéssel kapcsolatos dokumentumok rendezése.

Adózás és könyvelés

Az adószám és a tevékenységi körök felülvizsgálata.
A közösségi adószámhoz kapcsolódó teendők ellenőrzése.
Az adózási forma és az áfaalanyiság áttekintése.
Az utolsó bevételek és költségek összegyűjtése.
Az idegenforgalmiadó-bevallások ellenőrzése.
A NAV felé fennálló bevallási és befizetési kötelezettségek rendezése.
A turizmusfejlesztési hozzájárulással kapcsolatos teendők ellenőrzése.
A korábbi számlák és könyvelési dokumentumok megőrzése.

Számlázás és rendszerek

A számlázóprogram beállításainak felülvizsgálata.
A NAV Online Számla kapcsolat áttekintése.
A még szükséges számlák kiállítása.
A sztornó- és helyesbítő számlák rendezése.
A Vendégem.hu vagy más szálláshelykezelő rendszer adatainak kezelése.
A korábbi adatok megőrzésének biztosítása.

Közvetítő platformok

Booking hirdetés inaktiválása.
Airbnb hirdetés inaktiválása.
Szallas.hu hirdetés inaktiválása.
A meglévő foglalások lezárása.
A platformos elszámolások és jutalékok ellenőrzése.
A szükséges előfizetések és szerződéses kapcsolatok rendezése.

11. Gyakori hibák az apartman megszüntetésekor

„Nem fogadok több vendéget, tehát nincs több teendőm.”

Ez nem feltétlenül igaz. A korábbi időszakok bevallásai, a hatósági nyilvántartás és az NTAK-regisztráció rendezése továbbra is szükséges lehet.

„Letörlöm a Booking- és Airbnb-hirdetést, és kész.”

A platformok kikapcsolása önmagában nem rendezi az önkormányzati, NTAK- és adózási kötelezettségeket.

„Megszüntetem az adószámomat, mert az apartman már nem működik.”

Ha más tevékenységet továbbra is végzel, az adószám megszüntetése hibás lépés lehet. Előbb meg kell vizsgálni, hogy valóban szükséges-e az adószám törlése.

„A korábbi számlákra már nincs szükség.”

A korábbi bizonylatokat és könyvelési dokumentumokat a vonatkozó megőrzési szabályok szerint továbbra is meg kell őrizni.

„Majd később elintézem az önkormányzati törlést.”

A megszüntetéshez kapcsolódó hatósági feladatokat érdemes időben elindítani, és a hivatalos törlési dokumentumot megőrizni.

12. Mennyi idő alatt lehet megszüntetni egy apartman üzemeltetését?

A folyamat időtartama több tényezőtől függ:

Melyik településen található a szálláshely.
Milyen formában működött az apartman.
Van-e még folyamatban lévő foglalás.
Milyen adózási kötelezettségeket kell lezárni.
Milyen rendszereket használt a szállásadó.
Milyen gyorsan történik meg a hatósági ügyintézés.

Egy egyszerűbb esetben a feladatok rövidebb idő alatt is rendezhetők, de összetettebb helyzetben – például több apartman, több tevékenység vagy rendezetlen korábbi bevallások esetén – hosszabb folyamatra lehet számítani.

13. Segítünk az apartman üzemeltetésének megszüntetésében is

Az ApartmanPro-nál nemcsak az apartmanok elindításában segítünk. Fontosnak tartjuk azt is, hogy ha egy tulajdonos befejezi a rövid távú szálláshely-szolgáltatást, akkor a megszüntetéshez kapcsolódó feladatokat is átláthatóan és megfelelően rendezhesse.

A helyzettől függően segítséget nyújthatunk az alábbiak áttekintésében:

Az apartman megszüntetéséhez szükséges ügyintézési lépések összegyűjtése.
Az NTAK-regisztrációhoz kapcsolódó teendők áttekintése.
Az önkormányzati nyilvántartás törléséhez szükséges folyamat koordinálása.
A számlázóprogrammal kapcsolatos feladatok áttekintése.
Az adózási és könyvelési kötelezettségek rendezésének támogatása.
A Booking, Airbnb és egyéb platformok lezárásával kapcsolatos adminisztráció áttekintése.

A megszüntetés pontos menete minden esetben az adott apartman és az üzemeltető helyzetétől függ.

Összefoglalás

Egy apartman üzemeltetésének megszüntetése több, egymáshoz kapcsolódó feladatból áll. Nem elég leállítani a foglalásokat vagy kikapcsolni a hirdetéseket: az önkormányzati nyilvántartást, az NTAK-regisztrációt, az adózási kötelezettségeket és a számlázással kapcsolatos teendőket is rendezni kell.

Ha időben megtervezed a folyamatot, és a szükséges feladatokat megfelelő sorrendben végzed el, elkerülheted a későbbi adminisztratív problémákat.

Az ApartmanPro csapata az apartmanok elindítása mellett a kapcsolódó adminisztratív feladatok áttekintésében is segítséget nyújt.

Ha megszüntetnéd az apartmanod üzemeltetését, és nem tudod, pontosan milyen lépéseket kell megtenned, keress minket!

👉 ApartmanPro – segítség az apartmanok teljes életciklusában.

Weboldal: https://apartmanpro.hu/

Fontos: ez az útmutató általános tájékoztatás. A megszüntetés pontos lépései az üzemeltető személyétől, az adózási formától, az ingatlan helyétől és a fennálló kötelezettségektől függnek. Az aktuális ügyintézési és adózási szabályokat minden esetben érdemes az illetékes hatósággal vagy könyvelővel egyeztetni.